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Seguro que ahora te asaltan varias preguntas, como ¿qué es un workshop? Esta pequeña guía que os presentamos, es el resultado de nuestro know-how en todo tipo de eventos, pasado por la centrifugadora del ingenio que venimos aplicando a los workshops que hemos realizado. Os damos las claves, desde nuestra propia experiencia, para que el trabajo de organizar tu evento sea todo un éxito. 

Vamos a empezar por definir que es esto del workshop.

El término hace referencia a un formato de tendencia de interrelación entre las empresas. ¿En qué consiste?

  • Puede tratarse de un encuentro de emprendedores, promovido por un ayuntamiento o un distrito, para que los empresarios de negocios locales se conozcan, intercambien impresiones, se proyecten o  generen alianzas de futuro.
  • O puede ser una iniciativa empresarial para convocar a sus potenciales clientes, proveedores o distribuidores para sus intereses comerciales y, de paso, para presentar un nuevo producto o servicio.

Son dos  ejemplos representativos  pero en ambas situaciones, la figuración de partners es habitual y muy provechoso para la entidad colaboradora y la organizadora.

La principal peculiaridad de un workshop, respecto a otros formatos más tradicionales, como una convención o una conferencia, es que tus invitados serán parte activa y protagonista.

Cómo organizar un workshop

Bien, vayamos por partes…

1. Cómo elegir el mejor día

  • Busca fechas que no coincidan con ferias, certámenes u otros contenidos de interés para el mismo sector al que te quieres dirigir. Si eliges una fecha que venga bien a tu empresa, sin tener en cuenta el calendario de otros actos profesionales, puede menoscabar la asistencia.
  • El peor enemigo de cualquier evento es el mismo que el del teatro, el cine o los conciertos: el fútbol. Revisa el calendario de las distintas jornadas para que el Real Madrid, el Barcelona o el Manchester no obliguen a tus invitados a excusar amablemente su inasistencia con cualquier razón “creíble”.
  • Según el perfil de empresarios o profesionales a los que convoques, asegúrate de conocer su horario de trabajo. Si te diriges a los comerciantes, por ejemplo, adecúalo al fin del horario comercial. Ante todo tienen que vender.
  • Si lo fueras a realizar en un emplazamiento exterior, siempre consulta las posibilidades meteorológicas que pudieran acontecer, y ten preparado un plan B, C o D si el tiempo se tornara poco amigable. Localizar una carpa es una solución que se emprende demasiadas veces cuando nos acordamos de santa Bárbara. Y esta variable debes tenerla prevista antes de que sea demasiado tarde.

2. Cómo invitar 

  • La invitación debe personalizarse siempre. Comunicación masiva, nunca. Es preferible un email directo y personalizado.
  • Nuestra recomendación es preguntar telefónicamente por el departamento al que nos queremos dirigir y solicitar los datos de contacto de su responsable (nombre, apellidos, teléfono y e-mail), para posteriormente invitarle por correo electrónico. En caso de disponer previamente del contacto, envía primeramente la invitación, y llama para confirmar su recepción con el objetivo principal de llamar su atención sobre ese e-mail entre otros tantos que tendrá, en espera, en su bandeja de entrada.
  • Valora si evitar el tratamiento tradicional, por escrito, palabra o email, de “estimado”, “señor” o similares. Empieza favoreciendo tu propósito de invitarle a un encuentro profesional de cercanía y contacto, dirigiéndote directamente por su nombre de pila. En un encuentro entre colegas del sector, con intereses comunes, es lo suyo.
  • Desde el minuto uno de este proceso, empieza la actualización o ampliación de tu base de datos y CRM. Escribe todo.
  • La clave para que se interese tu contacto radica en conseguir la sutil sensación de que es mucho más interesante para él asistir, que para ti el que acuda.

3. Cómo conseguir provocar esa sutil sensación de querer asistir

  • Desde luego, siempre con honestidad y sin crear reclamos fantasmas ni eufemismos exagerados. Un ejemplo para entendernos: si va a servirse un excelente vino de tirada limitadísima, numerado, y transportado en vehículos blindados. Y se fuera a maridar con un jamón de inigualable calidad, loncheado con suprema habilidad por un reconocidísimo cortador de jamón, galardonado con cientos de premios comarcales, nacionales o internacionales. En este caso, pese a la calidad y todos los méritos, debes comunicar que se ofrecerá UN VINO ESPAÑOL, no un cóctel cena. 
  • Un cóctel siempre es un buen valor para que despiertes interés. Si lo ofreces, que haya mínimamente las cantidades que tú aceptarías degustar en un acto similar. La medida la conoces. Si es preciso conseguir más presupuesto para un catering decente, busca una localización más económica pero de buena apariencia y con mismos servicios establecidos.
  • Hazle saber expresamente tu interés personal en su especial asistencia sabiendo transmitir lo interesante y positivo que probablemente resultará para la cuenta de resultados y proyección de su empresa, así como para posibles alianzas o estrategias. Sin magnificar. Ten en cuenta que a él solo le interesa lo suyo.
  • Un sorteo es una buena idea. Refleja que, para agradecer la asistencia, se sortearán una serie de premios o regalos. Resalta lo más peculiar, no lo más costoso. Queda más cortés y elegante.

4. Cómo elegir el emplazamiento adecuado

  • A menudo toda la información que recopilas sobre locales, espacios y salas dónde celebrar un evento acaba desechándose una vez decides el escenario perfecto dónde realizarlo. Todo este trabajo de búsqueda de locales y su proceso de análisis, negociación, selección y filtro es una buena fuente de información otros eventos que organices. Hay que saber rentabilizar el tiempo empleado en recoger cualquier tipo de información que pudieras necesitar en un futuro. Archiva y organiza los datos recogidos.
  • Dicho esto, escoge un lugar céntrico para la mayor parte de los asistentes, con posibilidad de parking privado o aparcamiento gratuito, y con accesos suficientes al transporte público.
  • Llegar no debe convertirse en una odisea, tiene que estar ubicado a la vista. No es un sitio con encanto si está escondido y tus invitados necesitan complejas directrices para dar con él. Es, más bien, contraproducente.
  • Una vez localizado y ya en su interior, contrasta la magia del Photoshop de las imágenes de su web o dossier con el panorama real que encuentren tus ojos. El lugar de celebración será la imagen y bandera de tu empresa durante el workshop. Sé crítico antes de empezar a quererlo. Aunque sea el sitio ideal busca siempre las deficiencias incluso antes de que chequees la disponibilidad o funcionamiento de todo lo contratado.  La razón de hacerlo en nuestra primera visión es porque somos más conscientes de la primera impresión que va tener el más observador de los asistentes. Si nos explicaran, previamente, la amable disposición de sus empleados y las delicias del sitio, perderíamos la objetividad. A partir de este análisis y si lo positivo supera con creces a las deficiencias que hubiere, simplemente te quedaría idear cómo mejorar todo.
  • Avanza durante tu primer recorrido como si fueras el invitado que habitualmente se retrasa y le cuesta dar con los sitios. Intenta llegar al espacio del evento desde que accedas a lo más parecido a recepción. Mientras lo recorres, responde estas cuestiones. ¿Es un recorrido laberíntico? ¿Está bien señalizado? ¿Los accesos son cómodos para un determinado flujo de personas? (pasillos anchos, puertas amplias…) ¿Está en otra planta? ¿Desplazarse creará confusión?
  • Haz un segundo recorrido y completa un nuevo filtro de calidad: ¿el hotel o la dirección del espacio contratado facilita señalizadores de los eventos que se realizan en pantallas digitales o soportes de pie en la entrada?, ¿y durante el recorrido? Ubicación de los servicios: ni muy cerca, ni muy lejos. Razones obvias. ¿El personal es amable?
  • Y por último, si hubiera más salas adyacentes verificaremos que en el mismo día y hora no tendrán lugar otros actos más ruidosos o que puedan dificultar una fluidez de paso en los elementos comunes como pasillos, servicios…

5. Supervisa los elementos audiovisuales y técnicos

  • Lo realices en “casa”, es decir, en un espacio que habilites en la empresa o contrates otra ubicación, es esencial supervisar –con días de antelación-  la calidad y funcionamiento de todo el material técnico que se requiera. Microfonía, proyectores, acústica, cámaras de vídeo y fotos, así como tomas de línea o corriente que precise ese material o el de tus invitados.
  • Si hubiera animación en escena o una actuación, hay que asegurarse de disponer de todo lo necesario para una correcta sonorización, y cuidar que el volumen, en caso de que se incluyera una actuación musical ambientando, sea así: de ambiente. No un concierto para su lucimiento, salvo que se hubiera establecido así.

6. Ten en cuenta que «lo invisible» es esencial

  • Un potente enemigo de tu empresa o marca es invisible, el olor. La experiencia obliga a recomendar poner el sentido del olfato a trabajar con la antelación suficiente para que se elimine cualquier mal olor, por muy imperceptible que sea. Una temporada de lluvias, obras cercanas, cañerías o alcantarillado defectuoso… pueden acabar con todas tus buenas intenciones. Incluso un mal ambientador. Exige que subsanen cualquier anomalía de este tipo; desconfía de las respuestas tipo como “es momentáneo, luego ya no ocurre”; luego, se agravará.
  • La temperatura ideal de bienestar es de 21-28 grados según la estacionalidad. En cuanto a la sensación térmica, influirá la humedad del aire. La temperatura también sufrirá variaciones según el volumen de la convocatoria, no te descuides. Una sensación de calor o frío menguará el conjunto de otros aciertos. Incomodará.

El día del workshop, el gran día

-La bienvenida. Chek-in / Hospitality. La recepción es la antesala de lo que tus invitados esperan encontrarse. Deben sentir por tu parte, como empresa anfitriona, el agradecimiento y una bienvenida afectuosa.

Durante la bienvenida y el chequeo de listas de invitados, es el mejor momento para intuir su carácter e indagar sobre él y su empresa para facilitar su relación con los invitados más acordes. Para ello, además de reflejar su llegada en las listas para tal fin, se complementará con otras anotaciones más precisas, de uso interno, que ayudará a hacer su estancia más agradable.

No se trata de relantizar la recepción de invitados y tampoco, de que otros asistentes sean testigos de lo que se trate con cada uno de ellos. Para ello, lo mejor, es que aparte de la figura de un Coordinador, haya personal de apoyo: azafatos/as, informadores o enlaces…

La acreditación a través de tarjetas de visita es una práctica recomendable  y extendida. Habilita un recipiente (una champanera, una bandeja, una urna corporativa…) sobre una mesa alta para que los invitados depositen sus tarjetas de visita. De esta forma, actualizaremos nuestra base de datos, e incorporaremos nuevos contactos.

-Catering. Se puede servir durante todo el workshop, o al final, pero debes ofrecer bebidas y ligeros aperitivos desde su comienzo. En caso de que se emita un vídeo o se dé la bienvenida con un acto de presentación, lo mejor es que las bebidas se sirvan cuando finalice.

-Sincronía y tiempos. Todo lo planificado durante el desarrollo del workshop debes sincronizarlo con todo el personal, tanto el del propio del local o el contratado.

Lo habitual para siempre acertar es delegar todo el evento en una agencia especializada, que designe al coordinador y equipo adecuado para tu workshop.

-Planifica los tiempos de todas las secuencias complementarias al workshop: la bienvenida  o presentación,  la intervención corporativa, o la de un artista y/o  personaje popular como maestro de ceremonias, la emisión de un vídeo de producto o empresa, la animación, la presentación de un nuevo producto o servicio, etc. Para todo lo programado te habrás preguntado antes del día del evento: ¿si fueras un asistente, te entretendría el programa? ¿Se puede mejorar el orden o se debe sacrificar tiempos de autopromoción? ¿Los invitados sentirán que mi empresa les está dando la importancia que merecen? ¿Lo que ocurra es realmente positivo para sus intereses comerciales o profesionales? ¿Es un lenguaje o tono convencional o demasiado oficioso? ¿Podemos añadir curiosas anécdotas, peculiaridades interesantes de nuestro sector o empresa, o exponer casos de éxito sorprendentes y narrados con buen humor…? En definitiva, emplear un lenguaje cercano es un buen imán para ganarnos la simpatía de nuestro aforo.

-Duración. Recomendable que no sobrepase las tres horas. Para acertar, el contenido debe estar pensado para realizarse en un máximo de dos horas y cuarto. En ese tiempo debe transcurrir la presentación, la ambientación que hubiera, desarrollarse la interacción entre los invitados y servirse el catering. A partir de esta duración, no se trata de retener. Si si se estuvieran produciendo excelentes relaciones y oportunidades comerciales y sociales puede continuarse hasta que se fueran despidiendo. Si no saben despedirse, que suele ocurrir, y estamos obligados a desalojar a determinada hora, debemos ayudarles amablemente a hacerlo y les podemos  indicar un lugar cercano para que continúen su animada conversación.

Es aconsejable, en la medida que fuera posible, distanciar la hora final prevista de nuestro workshop con cualquier otro acto que fuera a producirse después.

-El ritmo. Gestionar bien los ritmos es saber gestionar las emociones. El formato del workshop programado debe ir despertando un interés natural del cliente-invitado-espectador por lo que está ocurriendo  y, así, conseguir sus mejores ánimos para predisponerle mejor a una interrelación profesional, comercial y personal. Sus emociones serán un excelente aliado para reforzar el éxito.

-El papel principal, tus invitados. Durante todo el workshop, los invitados interactuarán. Lo habitual es que desde su entrada y, durante el workshop, ellos mismos se presenten o les ayudemos a hacerlo.

¿Pero y si cuesta? ¿Y si se produjeran demasiados  incómodos silencios o vacíos? La mejor fórmula para que un evento de estas características no se torne tímido y desangelado, es contratar a una agencia especializada en eventos. De esta forma,  dispondrás de un buen coordinador  –y el equipo de apoyo que se requiera- que sabrá favorecer la relación entre tus invitados. Y tú y tu equipo, como anfitriones, podéis ahondar en cuestiones más profesionales, y estar más atentos a las oportunidades de negocio.

Durante el workshop, tus invitados se intercambiarán tarjetas de visita, idearán sinergias, encontrarán puntos de colaboración, iniciarán negociaciones de ventas, se contarán sus éxitos y se confidenciarán los errores de los que aprendieron, se pasarán contactos, proyectarán su marca y/o su talento, acordarán recomendarse… y podíamos seguir con todo un glosario de relaciones de negocio de persona a persona. Hoy, más que nunca, se agradece la comunicación directa. La cercanía. Y un workshop es eso y mucho más.

-Despedida y cierre. Es el momento de premiar la asistencia de nuestros invitados con un regalo corporativo como agradecimiento. Internamente, es el momento de felicitarse por lo conseguido y lo más importante, de realizar un sincero acto de contrición con todos los detalles mejorables. No dejes para otro día el realizar una lista de mejoras para la siguiente ocasión y que puedes olvidar, sobre todo, las buenas ideas.

-Toda la información en tu CRM. Suma a tu CRM, las técnicas más tradicionales de los veteranos relaciones públicas. Un workshop da pie a mucha información e historias personales. Un consejo entre buenos comunicadores es anotar con discreción y cuanto antes los datos más relevantes. Eso te ayudará a recordar nombres y datos personales, o incluso preguntar en siguientes ocasiones por tal proyecto o problema, asuntos familiares o empresariales. Porque que recuerden nuestro nombre siempre es agradable, pero que recuerden cierto talento de un hijo nos enorgullece, y que se preocupen por algo que les contamos, nos acerca. Y este es el principal objetivo de la organización de un buen evento.

Tienes por delante una ardua labor, así que si necesitas organizar un worshop y no sabes por dónde empezar, estaremos encantados de ponernos manos a la obra para que tu evento deje el mejor recuerdo a todos tus invitados.

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